Datenschutzerklärung für das Putsch-Kundenportal
Mit dieser Erklärung informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Kundenportal verarbeiten, zu welchen Zwecken und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher
Putsch GmbH & Co. KG
[[Straße und Hausnummer]]
[[PLZ Ort]]
E-Mail: [[E-Mail-Adresse]]
Telefon: [[Telefonnummer]]
2. Datenschutzbeauftragter
[[Name bzw. Firma und Kontakt des Datenschutzbeauftragten, z. B. datenschutz@putsch.com – oder Hinweis, dass keiner benannt werden muss]]
3. Betrieb des Portals
Das Portal und der Anmeldedienst werden auf eigenen Servern der Putsch GmbH & Co. KG in Deutschland betrieben [[Standort/Rechenzentrum bitte bestätigen]]. Datensicherungen erfolgen ebenfalls auf eigenen Systemen. Die Verbindung ist durchgehend per TLS (HTTPS) verschlüsselt.
4. Aufruf des Portals und Server-Protokolle
Bei jedem Aufruf verarbeitet unser Webserver technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse (Zugangsschlüssel öffentlicher Links werden dabei unkenntlich gemacht), Statuscode, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite und Browserkennung.
- Zweck: Bereitstellung und Sicherheit des Portals, Erkennung und Abwehr von Angriffen und Missbrauch
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb)
- Speicherdauer: [[14 Tage – bitte mit der IT bestätigen]], danach Löschung
Zum Schutz vor dem Ausprobieren von Links zählen wir fehlgeschlagene Aufrufe öffentlicher Anleitungen je IP-Adresse für höchstens zehn Minuten im Arbeitsspeicher; diese Daten werden nicht dauerhaft gespeichert.
5. Benutzerkonto im Kundenportal
Kundenkonten werden ausschließlich auf Einladung angelegt, in der Regel auf Wunsch Ihres Arbeitgebers als unser Kunde. Wir verarbeiten:
- Name und E-Mail-Adresse
- Zuordnung zu Ihrem Unternehmen (Kunde) und Kontostatus
- Einladungsstatus sowie Zeitpunkt der letzten Anmeldung
- bei Putsch-Mitarbeitenden zusätzlich die internen Rollen
- Zweck: Zugang zu den Maschinen, Dokumenten und Ersatzteilkatalogen Ihres Unternehmens, Verwaltung der Zugänge
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse von Putsch und Ihrem Unternehmen an der Bereitstellung der Unterlagen im Rahmen der Geschäftsbeziehung); für Putsch-Mitarbeitende § 26 BDSG bzw. Art. 88 DSGVO [[bitte prüfen]]
- Speicherdauer: solange das Konto besteht. Wird ein Konto beendet, entfernen wir Name und E-Mail-Adresse und löschen das Anmeldekonto; zurück bleibt ein anonymer Datensatz, damit frühere Änderungen nachvollziehbar bleiben.
6. Anmeldung, Passwort und Zwei-Faktor-Authentisierung
Für die Anmeldung nutzen wir den selbst betriebenen Anmeldedienst „authentik“ (Open-Source-Software, betrieben auf unseren Servern). Dort werden Ihr Benutzername bzw. Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort-Hash (nie das Passwort im Klartext), der Schlüssel Ihres zweiten Faktors (Authenticator-App) sowie Anmeldeereignisse verarbeitet. Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist verpflichtend.
- Zweck: sichere Anmeldung und Schutz Ihres Kontos
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO sowie Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung)
7. E-Mails
Wir senden Ihnen E-Mails für die Einladung und Kontoeinrichtung sowie zum Zurücksetzen des Passworts. Diese Nachrichten sind für die Nutzung erforderlich; Werbung versenden wir über das Portal nicht. Der Versand erfolgt über [[E-Mail-Dienst, z. B. Microsoft 365 der Putsch GmbH & Co. KG – Anbieter, Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag ergänzen]].
8. Cookies
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein:
- Sitzungs-Cookie des Portals (hält Sie angemeldet; gültig bis zur Abmeldung bzw. zum Ablauf der Sitzung)
- Cookies des Anmeldedienstes (Anmeldevorgang und Sitzung)
Diese Cookies werden erst bei der Anmeldung gesetzt. Wer nur öffentliche Seiten oder eine öffentliche Betriebsanleitung aufruft, erhält vom Portal keine Cookies. Diese Cookies sind für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies verwenden wir nicht. Schriftarten und Programmbibliotheken werden von unseren eigenen Servern geladen, nicht von Drittanbietern.
9. Ersatzteilkatalog (Neospace)
Zu einzelnen Maschinen binden wir einen interaktiven Ersatzteilkatalog des Anbieters Neospace ein ([[Firma, Anschrift des Anbieters]]). Der Katalog wird erst geladen, wenn Sie den Reiter „Ersatzteilkatalog“ öffnen. Dabei baut Ihr Browser eine Verbindung zu Servern von Neospace auf (embed.neospace.io); dem Anbieter werden dabei technisch notwendige Daten wie Ihre IP-Adresse und Browserinformationen übermittelt. Für die Verarbeitung durch Neospace gilt dessen Datenschutzerklärung [[Link ergänzen]].
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Ersatzteilkatalogs) [[Verhältnis zu Neospace – Auftragsverarbeitung oder eigene Verantwortung – sowie mögliche Übermittlung in Drittländer prüfen]]
10. Öffentliche Betriebsanleitungen
Betriebsanleitungen, die über einen Link oder QR-Code ohne Anmeldung erreichbar sind, verarbeiten keine Kontodaten. Es fallen nur die Server-Protokolle nach Ziffer 4 an.
11. Änderungsprotokoll der Verwaltung
Änderungen in der Verwaltung des Portals (z. B. Anlage oder Sperrung von Konten, Freigabe von Dokumenten) protokollieren wir mit Zeitpunkt und handelnder Person.
- Zweck: Nachvollziehbarkeit und Sicherheit
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Speicherdauer: [[Frist festlegen]]
12. Empfänger
Ihre Daten verarbeiten nur die zuständigen Mitarbeitenden der Putsch GmbH & Co. KG. Kundenbenutzer sehen keine Daten anderer Kunden. Weitere Empfänger: [[E-Mail-Dienst nach Ziffer 7]], Neospace nach Ziffer 9 sowie gegebenenfalls IT-Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung [[ergänzen]]. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet [[nicht statt – bitte prüfen]].
13. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Behörde: [[Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf – Zuständigkeit bitte prüfen]].
14. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen
Ohne Name und E-Mail-Adresse kann kein Zugang eingerichtet werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
15. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.